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Outlook(インストール版) 署名の設定方法

この記事では、Outlook に署名を設定する方法について説明します。
ここでは、Microsoft 365 Personal に付帯する Outlook を使用します。
 
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目次

署名とは

署名とは「書類など文書に、自筆の氏名を記入すること」をいいます。
が、「メール署名」となると、メールの文末に表示する、文言または文章を指します。
ビジネスシーンでは、メール署名は標準的に使用され、さらに大学などでメールアドレスが付与された場合でも、多く使用されます。
また、署名設定は複数することができるので、ビジネスであれば社内用・社外用、エデュケートならば内部用・就活時用など使い分けることもできます。
 

署名に記載する内容

ビジネス・エデュケート 、それぞれ例をあげていきます。
 

ビジネスの場合の項目

  1. 会社名
  2. 部署名
  3. 役職
  4. 氏名 +ふりがな、またはローマ字名
  5. 会社住所(郵便番号含む)
  6. 電話番号
  7. FAX番号(FAXがあれば)
  8. メールアドレス
  9. コーポレートサイトURL
  10. 公式SNS情報
 

エデュケートの場合

  1. 学校名
  2. 学部、学科名
  3. 氏名 +ふりがな、またはローマ字名
  4. 電話番号
  5. メールアドレス
  6. 本人を紹介するURL
  7. 本人を紹介するSNS情報
 ※4.は任意です。
 6,7.  も任意ですが、就職活動に用いる署名であれば、積極的に記載しましょう。
 

署名の設定方法

署名を作成し『新しいメール』作成時に自動で作成した署名が挿入される設定を説明します。
※Outlookには、何らかのメールアドレスが設定されていることを前提とします。
 
Outlook を起動し、『ファイル』をクリックします。

『オプション』をクリックします。

 
Outlookのオプション画面では『メール』をクリックします。

 
『署名』をクリックします。

 
署名とひな形画面で『新規作成』をクリックします。

 
『この署名の名前を入力してください』の中に、体を表す名前を入力し『OK』をクリックします。

 
『署名の編集』内が編集可能になるため、必要な情報を入力します。

 
『保存』をクリックします。

 
『既定の署名の選択』 にある『 新しいメッセージ 』の右端にある 『▽』をクリックし、作成した署名の名前を選びます。
※本手順を行わない場合ことで『新しいメール』作成時、署名を挿入させないこともできます。

 
『OK』をクリックします。

 
Outlookのオプション画面で『OK』をクリックします。

 
ホーム画面で『新しいメール』をクリックします。

 
すると、設定した署名が挿入された状態で新しいメールが作成されます。
 

複数の署名を使い分ける

署名は複数作成することができ、用途によって使い分けることができます。
 
署名の使い分け方法を説明します。
 
新たに署名を設定します。

新しいメールを作成し『挿入』をクリックします。

 
使用する署名名を選びます。

 
すると新たに作成した署名に置き換わります。
 
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