この記事では、Outlook (Office on the web)に署名を設定する方法について説明します。
Microsoft 365 Personal に付帯する Outlook については「Outlook(インストール版) 署名の設定方法」を参照してください。
署名とは
署名とは「書類など文書に、自筆の氏名を記入すること」をいいます。が、「メール署名」となると、メールの文末に表示する、文言または文章を指します。ビジネスシーンでは、メール署名は標準的に使用され、さらに大学などでメールアドレスが付与された場合でも、多く使用されます。また、署名設定は複数することができるので、ビジネスであれば社内用・社外用、エデュケートならば内部用・就活時用など使い分けることもできます。
署名に記載する内容
ビジネス・エデュケート 、それぞれ例をあげていきます。
ビジネスの場合の項目
1.会社名
2.部署名
3.役職
4.氏名 +ふりがな、またはローマ字名
5.会社住所(郵便番号含む)
6.電話番号
7.FAX番号(FAXがあれば)
8.メールアドレス
9.コーポレートサイトURL
10.公式SNS情報
署名の設定方法
署名を作成し『新しいメール』作成時に自動で作成した署名が挿入される設定を説明します。
『Outlook on the web』にログインし、画面右上の『設定(ギアのアイコン)』をクリックします。
『署名の編集』に署名の名前と、その下のテキストエリアに署名の中身を設定します。
※署名の名前には日本語が使えませんので注意してください。
署名を設定しても正しく保存が行えない場合は、一度 Outlook on the web を閉じてもう一度開き直してください。
署名設定など何らかの設定変更を行うと、画面下に『保存』『破棄』のボタンが現れますので『保存』をクリックしてください。
署名が正しく保存されると「既定の署名を選択」にある『新しいメッセージ用』のプルダウンの中に作成した署名が現れますので、作成した署名を選び、再度『保存』をクリックします。
署名の設定が完了したら、画面右上の『✕』をクリックし、設定画面を閉じます。
トップ画面に戻ったら『新しいメッセージ』をクリックします。
すると、先に設定した署名が入った状態で新規メールが作成されます。
複数の署名を使い分ける
署名は複数作成することができ、用途によって使い分けることができます。
署名の使い分け方法を説明します。
設定 > 作成と返信 とすすみ、『+新しい署名』をクリックします。
すると、新たな署名が作成できるので、必要な情報を入力し『保存』をクリックします。
署名設定が正しく保存されると「既定の署名を選択」にある『新しいメッセージ用』のプルダウンの中に作成した署名が現れます。
ここでは設定変更を行わず、画面右上の『✕』をクリックし、トップ画面に戻ります。
『新しいメッセージ』をクリックし、開かれた新しいメッセージの『・・・』(3つの点)をクリックします。
『署名と挿入』にカーソルを当てると、作成されている署名名が現れますので、入れたい署名を選びクリックします。
すると、選択した署名が入りす。
※このとき、先に入っていた署名は消えませんので、手動で削除してください。