皆さんはGoogle Workspaceの導入を検討していませんか？
Google Workspaceには様々な導入メリットがあるので是非とも導入を検討するのがおすすめですが、どんなメリットがあるのか、どんなところがおすすめなのか気になる人も多いでしょう。
Google Workspaceには365という別のシステムもあるため、そこも合わせてどんな仕組みになっているのか知ることが大切です。それでは、Google Workspaceとは何か、おすすめの人や会社、Google Workspace 365でできることやGoogle Workspaceを導入するメリットについてご説明しましょう。
Google Workspaceとは？
Google Workspaceとは、Googleが提供しているビジネス向けのクラウドツールです。
クラウド型のツールなのでいつでもどこでも何度でもネット上で全ての社員が繋がれるのが最大の特徴です。社内や社外問わず情報共有が効率化されるだけでなく、事務作業の効率化、リモートワークにもt相合しているなど様々な特徴があります。
GmailやMeet、Chat、ドキュメントやスプレッドシートなど様々なアプリが社内外問わず誰でも利用できる上に効率良く共有できることから、大幅な業務効率化が実現できるでしょう。
初めてクラウドツールを導入するにあたって社員が使いこなせるかどうかが重要ですが、Google Workspaceはシンプルで使いやすいデザインになっているのもポイントです。
Google Workspaceには、以下のプランが用意されています。
| プラン名 | 月額料金 |
| Business Starter | 680円 |
| Business Standard | 1,360円～2,040円 |
| Enterprise | 要お問い合わせ |
以上の全てのプランには14日間の無料トライアル期間が設けられているので、どのプランが自社に合っているのか判断できます。なお、それぞれのプランの違いはクラウドの容量とビデオ会議に参加できる人数、管理機能設定の細かさです。
自社の規模の大きさに応じて、利用するプランを検討するのがおすすめです。
Google Workspaceがおすすめの人や会社
Google Workspaceがおすすめの人や会社は、以下の通りです。
情報共有をもっと効率良く行いたい人や企業
Google Workspaceはクラウド型ツールなので、インターネット環境さえ整っていれば社内外問わずいつでもどこでもなんどでも情報共有ができるのがポイントです。
多くの企業は情報の確認や共有、Web会議、日常的な業務などを行うにあたって逐一確認のために多くの時間を割くようなことは避けたいと考えています。Google Workspaceであればクラウド上で全ての社員と繋がれるため、全ての業務や情報共有がシームレスになります。
気になるセキュリティもクラウドを提供している会社側が全て行ってくれるので、自社で保守点検等を行う必要性もありません。社員全員のアカウント管理も安心してできることから、全ての社員が有効活用できるシステムだと言えるでしょう。
情報の一元管理がしたい人や企業
Google Workspaceでは情報共有が手軽にできるだけでなく、一ヶ所に全ての情報が集められるので情報の一元管理が手軽にできるのが大きなポイントです。
クラウド型ツールを使わない場合、様々な情報がバラバラに保存されている状態なので、どの情報がどこにあるのかが分からなかったり、保存先が分からなかったりして情報を探すための時間を大幅に使ってしまうケースがありました。
Google Workspaceであれば情報共有が一ヶ所でできるようになり、情報の一元管理が非常にやりやすくなったと言えるでしょう。
Google Workspaceでできること
Google Workspaceでできることは、以下の通りです。
- 情報共有・コミュニケーション
- データ作成・編集
- 情報の保管・検索機能
- 情報のセキュリティと管理
それでは、Google Workspaceでできることについてご説明しましょう。
情報共有・コミュニケーション
Google Workspaceの代表的な機能として、情報共有やコミュニケーションができることが挙げられます。
GmailやGoogleカレンダー、GoogleChat、GoogleMeetなど、複数人で共有して活用できるアプリがほとんどです。
Gmailであれば独自のドメインを使用してメールの送受信ができますし、GoogleカレンダーならGmailとも連携しているので複数人で予定を共有しながら記入ができます。
GoogleChatなら音声顔誤やビデオ会議ツールとして役立てられるのでオンラインで手軽にWeb会議ができるなど、様々な機能が活用できるでしょう。
データ作成・編集
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォームなど、データ作成や編集に役立つ機能も揃っています。
資料を作成したり表計算に役立てたり、Googleスライドでプレゼン資料を作成したりすることも可能です。
情報の保管・検索機能
Google WorkspaceではGoogleドライブを活用して情報の保管や共有ができます。
Googleドライブは30TB～50TBの容量があるクラウドストレージなので、非常に多くの情報共有ができます。CloudSearchで一括検索もできるため、検索に困ることはないでしょう。
情報のセキュリティと管理
Google Workspaceにはデータを保護して安全に保管するアーカイブ機能や、APIを開発・管理・保護する機能、管理者がドメイン全体の設定や管理をする機能があります。
いずれも情報のセキュリティ性を高めるものであり、管理者にとって管理しやすい機能が活用できるので重要な情報も安心して保管していけるのが大きなポイントです。
Google Workspaceを導入するメリット
Google Workspaceを導入するメリットは多くあります。
まず、多様なファイル形式オンラインで閲覧・編集することができるので、ファイル形式が違っていても問題なく閲覧・編集ができるため、情報共有が格段にやりやすく、連携機能にも優れているので情報共有力は他のシステムと比べてもトップクラスとなっています。
また、Googleストレージ内では誰がどこの部分を編集したのかが色別に表示されるようになっているので、状況が把握しやすいのもポイントです。
不要なアクセスが行われないようにするため、そして外部に情報が漏れないようにファイルやフォルダごとにアクセス権限が細かく設定できるのもメリットです。
以上を初めとした様々なメリットがあるため、Google Workspaceはどんな企業でも有効的に活用できるでしょう。
まとめ
Google Workspaceは様々なクラウド型ツールと比べても群を抜いて秀でた機能や特徴があると言えます。
情報共有力の高さや強力な連携機能、何より社内外を問わずインターネット環境さえ整っていればいつでもどこでも何度でも繋がっていられるため、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。
業務効率化を図りたい企業や、もっとシームレスに連携したい人などは、是非ともGoogle Workspaceの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
