従業員が会社を退職すると、使用していたパソコンは退職した従業員のものではないため、会社に残ります。
この残ったパソコンは、どうすればよいでしょうか？
残ったパソコンは、今後入社する新人に付与する、または破棄するというのが一般的です。
今回は、今後入社する新人に付与する場合の対処方法についてお伝えします。
今後入社する新人に付与するためにすべきこと
退職者が出たことでパソコンが残された時、パソコンを使い捨てすることはないため、今後入ってくる新人(新卒・中途)に付与するのが一般的です。
ただ、そのままの状態で渡すのは、必要なデータやアプリが入っていない、逆に不要なデータ・アプリケーションが入っている、などの理由で使い勝手が悪いことが多いです。
そのため、メンテナンスを行った後に再付与しましょう。
メンテナンスには段取り(ステップ)と方法はいくつかあるため、以下説明します。
ステップ１：バックアップを取る
まず、退職者が残したデータをバックアップしましょう。
バックアップするべきデータは、以下に保存されていることが多いため、これらを一通り共有ストレージにコピーしましょう。
- デスクトップ
- ドキュメント
- ピクチャ
- ビデオ
- ダウンロード
- メールデータ
ダウンロードフォルダは、パソコンのデータの一時退避場所のため、不要だったり重複したデータなどがある場合があります。
メールデータは、Webメール以外(OutlookやThunderbird など)、パソコン内にメールデータを保存する形式のメールソフト(メーラー)を使用していた場合のみ必要となります。
ステップ２：データクリーニングをする
次に使用する人間にとって余計なストレスが無いよう、不要なデータやアプリケーションは削除しましょう。
データをクリーニング方法はいくつか紹介します。
1.クリーンインストール
OSを含むデータを全て書き換え、新品(工場出荷時)の状態にします。
クリーンインストールの方法は、使用しているパソコンのメーカーや機種によって異なるため、メーカに問い合わせるなどの対応をとりましょう。
2.プロファイルを作り直す
プロファイル(デスクトップ)を新しく作成し、きれい環境を提供することがきます。
上記クリーンインストールより簡易に行え、旧プロファイルを削除することで不要なデータを消すこともできます。
メリットは、簡易に行える他、ステップ３で行う環境設定(必要なアプリケーションのインストールなど)が不要になる場合があることです。
デメリットは、旧使用者が入れた不要なアプリケーションは残ってしまうため手動で削除が必要、意図しない問題が残る(ウィルスなどが潜伏している)、パソコンのパフォーマンスが改善されないこともある、などいくつかあります。
クリーンインストールの方がやや上級な作業になるため、作業に不確実に感じる場合はプロファイルの作り直しをおすすめします。
ステップ３：環境設定(個別対応)を行う
環境設定(個別設定)を行います。
環境設定とは、その企業に必要なアプリケーションのインストールや設定をいいます。
環境設定には以下などがあります。
- Office 365(Word・Excel など)のインストール
- アンチウィルスソフトのインストール
- Google Chrome のインストール
- ファイル圧縮・解凍ソフト
- IMEのインストール
- プリンタの追加
- メール設定
- Wi-fi の設定
- ファイルサーバーへのアクセス設定
- ホスト名の変更
- AD(ドメイン)参加
ステップ４：清掃をする
パソコンを清潔な状態に清掃しましょう。
以下などがあります。
・キーボードー清掃(キーやその周辺の拭き掃除)・消毒
・キーボードの隙間のごみ払い
・ディスプレイの手垢拭き
・筐体全体の清掃(デスクトップの場合は、蓋を外してホコリを払いましょう)
破棄する
破棄する方法については、次回以降に説明します。
