近年、インターネット環境の向上にともないクラウドを活用したサービスが増えてきました。Microsoft 365もそのひとつです。
これまでデスクトップだけで利用されてきたWordやExcelなどのOffice製品も、クラウドを活用することによって便利に進化しています。リモートワークの普及にともない、グループウェア機能も充実が図られました。
本記事では、Microsoft 365の概要のほか、できることや導入するメリットを解説しています。ぜひご参考にしてみてください。
Microsoft 365とは
「Microsoft 365」とは、Office製品をはじめとするMicrosoftのアプリケーションを月額課金のサブスクリプション型で利用できるクラウドサービスです。以前は「Office 365」として展開していました。
個人および家庭向け、一般法人向け、大企業向け、教育機関向けなどニーズに合わせて、さまざまなプランが用意されています。
プランによって異なりますが、以下のような生産性を向上させる多数のアプリケーションを、常に最新バージョンで利用できます。すべてが1か所にまとめられているため、業務効率化に大変便利です。
・Word（ワープロ）
・Excel（表計算）
・PowerPoint（プレゼンテーション）
・Outlook（個人情報管理）
・OneNote（デジタルノート）
・OneDrive（オンラインストレージ）
・Teams（オンラインミーティング、チャット）
・Access（データベース）※Windows PCのみ
・Publisher（DTP）※Windows PCのみ
・Visio（作図）
・Exchange（グループウェア、メール）
・SharePoint（コンテンツ管理）
・Skype for Business（オンラインミーティング、メッセンジャー）
・Yammer（エンタープライズ向けSNS）
・PowerBI Pro（データ集計・分析）
・Bookings（スケジューリング）
・Viva（従業員エクスペリエンス・プラットフォーム）
・Lists（情報追跡）
・Forms（フォーム作成）
・Stream（動画共有）
・Sway（プレゼンテーション）
・Power Apps（アプリ作成）
・Power Automate（自動化）
・Power Virtual Agents（チャットボット作成）
・Dataverse（データベース）
・Planner（計画作成）
・To Do（タスク管理）
Microsoft 365が向いている人・会社
Microsoft 365は、個人から大企業までさまざまなプランが用意されているため、幅広い人や会社に向いています。
これまでOffice製品などを利用してきた人や会社は、とくに向いているといえるでしょう。Microsoft 365を導入することによって、使い慣れたアプリケーションをより便利に、より安全に利用できるようになります。
また、近年は同様のサービスとして「Google Workspace」も使われるようになってきました。代表的なアプリケーションの種類やコストなどはほぼ同じです。
Google Workspaceとの違いとして大きな点は、Google Workspaceがクラウドに特化しているのに対し、Microsoft 365はパソコンにインストールする高機能なデスクトップアプリを軸にクラウドにも対応しているところです。高度な情報処理が必要な場合は、Microsoft 365が向いています。
また、Microsoft 365のデータは国内のデータセンターで管理されています。セキュリティなどの観点から海外にデータを置きたくない場合は、Microsoft 365が最適です。
注意点として、Google Workspaceは中国では利用できません。中国への出張があったり、中国の人や会社と共通のアプリケーションを使ってやり取りしたい場合は、Microsoft 365を選ぶ必要があります。
Microsoft 365でできること
Microsoft 365でできることとして、以下の4点が挙げられます。
1. マルチデバイスによる利便性向上
2. 豊富なアプリケーションによる生産性向上
3. グループウェア機能による業務効率化
4. 高度なセキュリティ対策
1. マルチデバイスによる利便性向上
Microsoft 365は、1ライセンスでパソコン・タブレット・スマートフォンの各5台にOffice製品をインストールできます。Windowsはもちろん、Mac、Android、iOSとデバイスを選びません。
データはクラウド管理されており、どのデバイスからでもアクセスできるため、利便性が非常に高いです。
2. 豊富なアプリケーションによる生産性向上
Microsoft 365には、豊富なアプリケーションが用意されています。
パーソナルユースやビジネスユースにかかわらず、生産性を向上させるための機能はすべて網羅されているといって良いでしょう。
アプリケーションはさらに増え続けています。最近ではAIを活用する「Microsoft 365 Copilot」も発表されました。
3. グループウェア機能による業務効率化
Microsoft 365は、業務を効率化するグループウェア機能が充実しています。
チームのコミュニケーションを効率化する「Teams」、ファイルを共有して効率的な共同作業を可能にする「SharePoint」、チームのタスク管理を効率化する「Planner」などが用意されています。
4. 高度なセキュリティ対策
Microsoft 365は、プランによって高度なセキュリティ対策であるEMS（Enterprise Mobility + Security）が利用可能です。
スパムやマルウェア、不正アクセス、データ漏えいなどを高度に防止できます。
Microsoft 365を導入するメリット
Microsoft 365を導入するメリットとして、以下の3点が挙げられます。
1. 常に最新バージョンで利用できる
2. コストを最小限に抑えられる
3. ライセンス管理が簡単になる
1. 常に最新バージョンが利用できる
Microsoft 365はサブスクリプション型のため、常に最新バージョンのアプリケーションが利用できます。サポート終了による買い替えが不要で、セキュリティ面の不安もありません。
最新バージョンで不明点があった場合、契約期間中は公式のテクニカルサポートを受けられることもメリットです。
2. コストを最小限に抑えられる
Microsoft 365は、ライセンスごとに必要な期間だけの月額契約が可能なため、コストを最小限に抑えられます。
メンバーの増減に合わせて契約を調整できるため、買い切り型で購入したライセンスが使われずにムダになるようなことがありません。初期費用が大きくならないこともメリットです。
3. ライセンス管理が簡単になる
Microsoft 365は、ライセンスを専用の管理者画面で一元管理できるため、ライセンスの追加や削除などの管理が簡単です。
買い切り型のように個別管理する手間が省けるため、IT担当者の負担が減って業務が効率化されます。
まとめ
Microsoft 365について、概要やできること、導入するメリットを解説しました。
Microsoft 365は、Office製品をはじめとする生産性を向上させる豊富なアプリケーションを常に最新バージョンで、どのデバイスからでも利用できるサブスクリプション型のクラウドサービスです。
グループウェア機能も充実しており、業務の効率化が期待できます。買い切り型と比較してコストを最小限に抑えられるほか、ライセンス管理も簡単です。
ぜひ導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
